Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (Simpus)

1.      Pengertian Sistim Informasi Manajemen Puskesmas

Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (Simpus) merupakan suatu tatanan atau peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya (Depkes RI, 1997). Simpus diharapkan dapat meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdayaguna melalui pemanfaatan secara optimal dari sistem pencatatan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Simpus merupakan prosedur pemrosesan data berdasarkan teknologi informasi dan diintegrasikan dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.

 Simpus adalah program sistem informasi kesehatan daerah yang memberikan informasi tentang segala keadaan kesehatan masyarakat di tingkat PUSKESMAS mulai dari data diri orang sakit, ketersediaan obat sampai data penyuluhan kesehatan masyarakat. Latar Belakang penggunaan SIMPUS adalah belum adanya ke-validan data (mengenai orang sakit, penyakit, bumil, dll dalam wilayah suatu puskesmas), Memperbaiki pengumpulan data di Puskesmas, guna laporan ke Dinas Kesehatan Kabupaten, memasuki Era Otonomi Daerah mutlak diperlukan Informasi yang tepat, akurat dan up to date berkenaan dengan data orang sakit, ketersediaan obat, jumlah ibu hamil, masalah imunisasi dll.

2.      Tujuan SIMPUS

a.    Umum:

Meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan       berdaya-guna, melalui pemanfaatan secara optimal data Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu (SP2TP).

b.    Khusus:

1)   Sebagai dasar penyusunan PTP

2)   Sebagai dasar penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pokok Puskesmas

3)   Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan program di puskesmas

4) Sebagai bahan laporan ke Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota

5) Sumber Informasi bagi lintas-sektoral terkait

3.      Penyelengaraan Simpus

a.       Sumber Informasi  

Sebagaimana diketahui, SP2TP terdiri atas komponen pencatatan dan komponen pelaporan. Namun, yang terutama dibutuhkan untuk menunjang kegiatan manajemen puskesmas adalah komponen pencatatannya.  Hal  ini  dikarenakan informasi    yang   dapat  dihasilkan        dari  komponen  tersebut lebih  lengkap  dibandingkan dengan komponen   pelaporannya. Pencatatan-pencatatan yang utama, antara lain:

1)      Kartu individu, seperti kartu rawat jalan, kartu ibu, kartu tb, kartu rumah dsb

2)      Register, seperti register kunjungan, register KIA, register filariasis, register posyandu dsb

3)      Laporan kejadian luar biasa dan laporan bulanan sentinel

4)      Rekam kesehatan keluarga (RKK/family  folder) yang diberikan khusus untuk keluarga berisiko, antara lain:

a)   Salah seorang anggotanya menderita tb paru

b)   Salah seorang anggotanya menderita kusta

c)   Salah seorang anggotanya mempunyai risiko tinggi seperti ibu hamil, neonatus risiko tinggi (BBLR), balita kurang energi         kronis  (KEK)

d)  Salah satu anggotanya menderita gangguan jiwa

b.      Mekanisme

1)   Data SP2TP dan data  lainnya diolah, disajikan dan diinterpretasikan sesuai dengan petunjuk pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masing-masing program  yang ada (seperti program ISPA, malaria, imunisasi, kesehatan lingkungan, KIA, gizi, perkesmas dsb).

2)   Pengolahan, analisis, interpretasi dan penyajian dilakukan oleh para penanggung jawab masing-masing  kegiatan di         puskesmas dan pengelola program di semua  jenjang administrasi.

3)   Informasi yang diperoleh dari pengolahan        dan interpretasi data SP2TP serta sumber lainnya dapat  bersifat  kualitatif (seperti          meningkat, menurun, atau tidak ada perubahan)        dan bersifat   kuantitatif dalam bentuk angka, seperti jumlah,  presentase, dsb. Informasi tersebut dapat berupa laporan tahunan puskesmas.

c.       Pemanfaatan

1)      Informasi yang diperoleh SP2PT dan informasi lainnya di manfaatkan untuk menunjang proses manajemen di tingkat puskesmas sebagai bahan untuk penyusunan rencana tahunan puskesmas, penyususnan rencana kerja operasional puskesmas, bahan pemantauan evaluasi dan pembinaan.

2)      Informasi dari SP2PT dan informasi lainnya akan membantu Dinas Kesehatan DATI II dalam penyusunan perencanaan tahunan, penilaian kinerja puskesmas berdasarkan beban kerja dan pencapaian hasil kegiatan puskesmas sebagai bahan untuk pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program di wilayah, untuk menentukan prioritas masalah dan upaya pemecahan serta tindak lanjut.

3)      Informasi dari SP2PT akan membantu kelancaran perencanaan (P1), penggerakan pelaksanaa (P2) dan penilaian (P3) program-program, sebagai masukan untuk diskusi UDKP.

4.      Permasalahan Pengelolaan Data Di Puskesmas

Selama ini banyak masalah berkaitan dengan system pencatatan dan pelaporan puskesmas serta pengelolaan data di puskesmas. Masalah-masalah tersebut antara lain:

a)      Redundasi data

Pencatatan data yang berulang-ulang menyebabkan duplikasi data sehingga kapasitas yang diperlukan bertambah banyak. Sebagai akibatnya pelayanan pun menjadi lambat.

b)      Unintegrated data

Penyimpanan data yang tidak terpusat menyebabkan data tidak sinkron dan informasi dari masing-masing bagian mempunyai asumsi yang berbeda-beda.

c)      Human error

d)     Proses pencatatan yang dilakukan secara manual menyebabkan terjadinya kesalahan pencatatan yang semakin besar.

e)      Ketidak lengkapan data

Data tidak lengap sehingga informasi yang diperoleh tidak dapat dipergunakan secara optimal.

f)       Ketidak akuratan data

Data yang dikumpulkan sering kali validitasnya dipertanyakan

g)      Tidak tepat waktu

Seringnya keterlambatan dalam pengelolaan data mengakibatkan informasi yang didapatkan kurang dan dimanfaatkan dengan baik untuk menjadi dasar pengambilan keputusan.

5.      Manfaat SIMPUS

a.       Mempermudah dan mempercepat pelayanan (responsive)

b.      Membakukan prosedure dan standar pelayanan (public services standard)

c.       Mendapatkan data dan informasi yang sahih atau valid (accountable)

d.      Dengan seketika saling terhubung antara semua pihak memantau (transparent)

e.       Mengurangi beban kerja petugas puskesmas dan dinas kesehatan (efisien)